Ein Mitarbeiter fehlt achtmal im Jahr, jeweils zwei bis drei Tage, auffällig oft am Freitag oder Montag. Jede einzelne Krankmeldung ist korrekt, jede ist ärztlich bescheinigt. Trotzdem bringt dieses Muster die Schichtplanung durcheinander und kostet einen Betrieb mit zwölf Beschäftigten spürbar Geld. Häufige Krankmeldungen sind arbeitsrechtlich kein Fehlverhalten, sondern zunächst nur eine Tatsache. Was Sie als Führungskraft daraus machen dürfen, ist eng geregelt: Sie dürfen Nachweise verlangen, Gespräche führen und ab einer bestimmten Schwelle müssen Sie sogar aktiv werden. Nach der Diagnose fragen dürfen Sie nicht.
Warum viele kurze Ausfälle teurer sind als eine lange Erkrankung
Der Arbeitgeber zahlt das Entgelt im Krankheitsfall bis zu sechs Wochen fort, danach übernimmt die Krankenkasse mit dem Krankengeld. Dieser Sechs-Wochen-Anspruch gilt pro Krankheitsfall. Bei acht verschiedenen Erkrankungen im Jahr beginnt die Frist jedes Mal von vorn, die Sechs-Wochen-Grenze wird nie erreicht, und die Kosten bleiben vollständig im Betrieb. Nur wenn es sich um dieselbe Grunderkrankung handelt, werden die Zeiten zusammengerechnet, und auch das nicht unbegrenzt: Nach sechs Monaten ohne Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Krankheit oder nach zwölf Monaten seit dem erstmaligen Auftreten entsteht ein neuer Anspruch.
Für kleine Betriebe gibt es einen Puffer. Arbeitgeber mit in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern nehmen verpflichtend am Ausgleichsverfahren U1 teil. Sie zahlen eine Umlage an die Krankenkassen und bekommen einen Teil der Entgeltfortzahlung erstattet. Der Erstattungssatz richtet sich nach der Satzung der jeweiligen Kasse und liegt verbreitet zwischen 40 und 80 Prozent, mit entsprechend höherem oder niedrigerem Umlagesatz. Teilzeitkräfte zählen bei der 30er-Grenze anteilig. Wer seinen U1-Satz seit Jahren nicht geprüft hat, sollte das einmal tun: Bei einem Betrieb mit vielen Kurzerkrankungen lohnt der höhere Erstattungssatz oft, bei einem Betrieb mit stabiler Belegschaft der niedrigere Beitrag.
Dazu kommen die Kosten, die in keiner Lohnabrechnung auftauchen: kurzfristige Umplanung, Überstunden der Kolleginnen, verschobene Liefertermine. Genau die spüren Sie bei Kurzerkrankungen stärker als bei einem planbaren Langzeitausfall, für den Sie eine Vertretung organisieren können.
Was Beschäftigte melden müssen und was Sie verlangen dürfen
Arbeitsunfähigkeit muss unverzüglich mitgeteilt werden, zusammen mit der voraussichtlichen Dauer. Unverzüglich heißt: zu Beginn der Arbeitszeit, nicht am Nachmittag. Eine ärztliche Feststellung ist gesetzlich spätestens am vierten Kalendertag nötig. Sie dürfen den Nachweis aber auch schon ab dem ersten Krankheitstag verlangen, und zwar ohne besonderen Anlass und ohne Verdacht begründen zu müssen.
Praktisch ist das ein zweischneidiges Instrument. Wenn Sie es nur bei einer Person anordnen, wirkt das wie eine Sanktion und kann als Maßregelung ausgelegt werden. Sauberer ist eine generelle Regelung für alle oder für klar abgegrenzte Gruppen, etwa alle Beschäftigten im Schichtbetrieb. Gibt es einen Betriebsrat, beziehen Sie ihn vor der Einführung ein.
Die Bescheinigung selbst holen Sie seit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei gesetzlich Versicherten selbst bei der Krankenkasse ab, in der Regel über Ihr Lohnprogramm. Das entbindet die Beschäftigten nicht von der Meldepflicht und nicht davon, rechtzeitig zum Arzt zu gehen. Für privat Versicherte, Minijobs in Privathaushalten und einige Sonderfälle gilt weiterhin der Papiernachweis. Wichtig für Ihre Ablage: Krankheitsdaten gehören nicht in die allgemeine Personalakte, auf die mehrere Personen Zugriff haben, sondern getrennt und zugriffsbeschränkt.
Erst das Muster ansehen, dann reagieren
Bevor Sie ein Gespräch ansetzen, schauen Sie sich die Fehlzeiten des gesamten Teams über zwölf Monate an. Oft löst sich der Verdacht gegen eine einzelne Person auf, sobald Sie sehen, dass in der Spätschicht generell mehr Ausfälle anfallen oder dass die Fehlzeiten in der Lagerabteilung seit der Umstellung der Kommissionierung gestiegen sind.
Drei Muster lassen sich unterscheiden, und sie verlangen unterschiedliche Reaktionen. Ein einzelner langer Ausfall ist ein Fall für Vertretungsplanung und später für die Wiedereingliederung. Viele kurze Ausfälle bei einer Person über mehrere Jahre sind ein Fall für ein Gespräch und, ab der gesetzlichen Schwelle, für das betriebliche Eingliederungsmanagement. Steigende Fehlzeiten in einem ganzen Bereich sind fast nie ein Personalproblem, sondern ein Organisationsproblem: Besetzung zu knapp, Arbeitsmittel veraltet, Führung angespannt.
Rechnen Sie dabei mit dem Gegeneffekt. Wer in einem kleinen Team arbeitet und weiß, dass sein Ausfall direkt bei zwei Kolleginnen landet, kommt eher krank zur Arbeit. Dieser Präsentismus verlängert Infekte und erhöht die Ansteckungsgefahr. Ein Betrieb, in dem niemand mehr fehlt, hat nicht zwangsläufig ein gesundes Team.
Das Rückkehrgespräch: nützlich, wenn es kein Verhör ist
Ein Gespräch nach der Rückkehr ist zulässig und in vielen Betrieben sinnvoll. Es dauert selten länger als 20 Minuten, führt es die direkte Führungskraft, nicht die Buchhaltung. Der Zweck ist, betriebliche Ursachen zu finden und Unterstützung anzubieten, nicht Rechtfertigung einzufordern.
- Erlaubt ist die Frage, ob die Ursache etwas mit der Arbeit zu tun hat, ob Arbeitsplatz, Schichtfolge oder Arbeitsmittel eine Rolle spielen.
- Erlaubt ist die Frage, ob für die nächste Zeit Einschränkungen zu berücksichtigen sind, etwa kein schweres Heben.
- Erlaubt ist der Hinweis, wie der Ausfall sich auf das Team ausgewirkt hat, sachlich und ohne Schuldzuweisung.
- Nicht erlaubt ist die Frage nach der Diagnose. Niemand muss Ihnen sagen, woran er erkrankt war, auch nicht bei der zehnten Krankmeldung.
- Nicht erlaubt ist Druck, etwa die Ankündigung von Nachteilen bei weiteren Fehlzeiten.
Halten Sie das Ergebnis in zwei, drei Sätzen fest: Datum, Thema, vereinbarte Maßnahmen. Keine Gesundheitsdaten. Diese Notiz brauchen Sie später, wenn Sie nachweisen müssen, dass Sie frühzeitig Unterstützung angeboten haben.
Ab sechs Wochen Fehlzeit sind Sie zum BEM verpflichtet
Wer innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war, hat Anspruch auf ein betriebliches Eingliederungsmanagement. Entscheidend ist der Punkt, den viele übersehen: Die sechs Wochen müssen nicht am Stück anfallen. Zehn Kurzerkrankungen von je vier Tagen ergeben zusammen mehr als sechs Wochen und lösen die Pflicht genauso aus. Die Pflicht trifft jeden Arbeitgeber, auch den mit drei Beschäftigten. Eine Mindestbetriebsgröße gibt es nicht.
Das BEM ist ein Angebot, kein Verfahren gegen die Person. Sie laden schriftlich ein, erklären Ziel und Ablauf, weisen auf die Freiwilligkeit hin und darauf, welche Daten erhoben und wie sie verwendet werden. Lehnt jemand ab, ist das Thema erledigt, ohne Nachteile. Stimmt jemand zu, suchen Sie gemeinsam nach Wegen, die Arbeitsunfähigkeit zu überwinden und künftige zu vermeiden: andere Schichtfolge, Hilfsmittel am Arbeitsplatz, Aufgabenwechsel, stufenweise Wiedereingliederung. Hinzugezogen werden können Betriebsarzt, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung sowie Rehabilitationsträger oder Integrationsamt, die Zuschüsse zu Umbauten und Hilfsmitteln leisten können.
Der Zeitaufwand ist überschaubar: Einladung schreiben, ein Gespräch von etwa einer Stunde, gegebenenfalls ein Folgetermin. Zuständig ist in kleinen Betrieben meist die Inhaberin selbst, sobald es mehrere Standorte gibt, besser eine benannte Person in der Personalstelle. Wer das BEM unterlässt, verliert nicht automatisch den Prozess um eine spätere Kündigung, muss dann aber im Streitfall darlegen, dass auch ein BEM kein milderes Mittel hervorgebracht hätte. Diese Beweislast ist unangenehm. Ein BEM durchzuführen ist deutlich einfacher, als seine Sinnlosigkeit zu beweisen.
Wenn Sie an der Krankmeldung zweifeln
Eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat einen hohen Beweiswert. Sie können ihn nicht dadurch beseitigen, dass Ihnen das Muster verdächtig vorkommt. Nötig sind konkrete Umstände, die ernsthafte Zweifel begründen, etwa wenn die bescheinigte Arbeitsunfähigkeit passgenau mit einer Kündigungsfrist endet oder wenn jemand die Krankmeldung angekündigt hat, nachdem ein Urlaubsantrag abgelehnt wurde.
Der ordentliche Weg bei Zweifeln führt über die Krankenkasse: Sie können beantragen, dass der Medizinische Dienst die Arbeitsunfähigkeit begutachtet. Das kostet Sie nichts außer einem Schreiben und ist das einzige Instrument, das Ihnen rechtlich sauber zur Verfügung steht. Beschäftigte selbst ausforschen, Nachbarn befragen oder eine Detektei beauftragen, ohne dass ein konkreter, durch Tatsachen gestützter Verdacht vorliegt, kann teuer enden: Solche Maßnahmen verletzen das Persönlichkeitsrecht und können Schadensersatzansprüche auslösen. Auch Social-Media-Fotos sind kein Beweis. Wer mit Grippe im Bett liegt, darf trotzdem auf einem alten Urlaubsbild lächeln, und bei einer psychischen Erkrankung kann ein Spaziergang ärztlich empfohlen sein.
Bestätigt sich ein vorgetäuschter Krankheitsfall, ist das ein schwerer Pflichtverstoß und kann eine Kündigung rechtfertigen. Bevor Sie diesen Weg gehen, lassen Sie den Sachverhalt anwaltlich prüfen. Der Unterschied zwischen begründetem Verdacht und Bauchgefühl entscheidet darüber, wer am Ende die Prozesskosten trägt.
Kündigung wegen Krankheit: möglich, aber die letzte Stufe
Eine krankheitsbedingte Kündigung ist in Deutschland zulässig, sie ist eine personenbedingte Kündigung. Die Arbeitsgerichte prüfen sie in drei Schritten: Erstens muss eine negative Gesundheitsprognose vorliegen, also die Erwartung, dass die Fehlzeiten anhalten. Bei häufigen Kurzerkrankungen stützt sich diese Prognose auf die Vergangenheit, üblicherweise auf einen Zeitraum von etwa drei Jahren. Zweitens müssen die Fehlzeiten betriebliche oder wirtschaftliche Interessen erheblich beeinträchtigen, wobei die fortgezahlten Entgelte ein zentraler Faktor sind. Drittens folgt die Interessenabwägung: Alter, Betriebszugehörigkeit, Unterhaltspflichten, Ursache der Erkrankung, insbesondere ob sie betrieblich bedingt ist.
In der Praxis scheitern solche Kündigungen meist an der ersten oder dritten Stufe, und sehr oft daran, dass kein BEM stattgefunden hat. Wenn Sie ernsthaft über diesen Schritt nachdenken, brauchen Sie eine saubere Fehlzeitendokumentation über mehrere Jahre, ein dokumentiertes BEM-Angebot und arbeitsrechtliche Begleitung. Das ist kein Thema, das sich mit einem Musterschreiben aus dem Internet erledigen lässt. Die hier beschriebenen Grundsätze ersetzen keine Prüfung Ihres Einzelfalls durch eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt für Arbeitsrecht.
Die Stellschrauben, die Sie selbst in der Hand haben
Ein Teil der Fehlzeiten entsteht im Betrieb und lässt sich dort auch wieder abbauen. Schichtpläne, die mit zwei Wochen Vorlauf stehen statt mit drei Tagen, senken die Belastung messbar mehr als jedes Gesundheitsprogramm. Dasselbe gilt für eine Besetzung, die einen normalen Krankheitsfall aushält, ohne dass sofort Überstunden anfallen.
Klären Sie außerdem die Regeln für Fälle, die keine eigene Erkrankung sind. Wenn ein Kind erkrankt, haben gesetzlich versicherte Eltern unter bestimmten Voraussetzungen Anspruch auf Freistellung und Kinderkrankengeld der Krankenkasse. Die Zahl der Tage pro Kind und Jahr wurde in den vergangenen Jahren mehrfach angepasst, prüfen Sie den aktuellen Stand bei der zuständigen Krankenkasse. Für Ihren Betrieb ist vor allem wichtig, dass diese Tage nicht als Krankmeldung der Mitarbeiterin zu behandeln sind und in der Fehlzeitenstatistik getrennt geführt werden.
Die nächsten drei Schritte
- Zahlen holen: Lassen Sie sich aus der Lohnabrechnung die Fehltage der letzten zwölf Monate je Person und je Bereich ausgeben, getrennt nach Kurzerkrankungen bis drei Tage und längeren Ausfällen. Aufwand: etwa eine Stunde. Zuständig: Lohnbuchhaltung oder Steuerbüro.
- BEM-Fälle identifizieren und einladen: Prüfen Sie, wer die Sechs-Wochen-Schwelle innerhalb von zwölf Monaten überschritten hat, auch durch addierte Kurzerkrankungen, und verschicken Sie die schriftliche Einladung mit Hinweis auf Freiwilligkeit und Datenverwendung. Ein brauchbares Muster stellen die Integrationsämter bereit.
- U1-Satz und Nachweisregel prüfen: Vergleichen Sie den aktuellen Erstattungssatz Ihrer Krankenkassen mit dem Umlagebeitrag und entscheiden Sie, ob Sie die Vorlage der Bescheinigung künftig einheitlich ab dem ersten Tag verlangen. Beides schriftlich festhalten, bei vorhandenem Betriebsrat vorher beteiligen.
