Probezeit richtig nutzen: Fristen, Gespräche, Trennung

Die wichtigste Zahl in der Probezeit ist nicht die Sechs, sondern die Fünf. Wer eine neue Mitarbeiterin in der Probezeit nicht übernehmen will, muss die Entscheidung spätestens im fünften Monat treffen, nicht im sechsten. Denn die Kündigung muss zugehen, solange die ersten sechs Monate laufen. Wer bis zur letzten Woche wartet, verliert jeden Spielraum für Rückfragen, Betriebsratsanhörung und Zustellung.

Die Probezeit richtig zu nutzen heißt deshalb zweierlei: einen Takt für Einarbeitung und Feedback festlegen, und die arbeitsrechtlichen Stichtage im Kalender stehen haben. Beides kostet zusammen weniger als einen Arbeitstag im halben Jahr.

Probezeit und Wartezeit sind zwei verschiedene Dinge

Hier liegt der häufigste Irrtum in kleinen Betrieben. Die Probezeit ist eine Vereinbarung im Arbeitsvertrag. Sie bewirkt nach § 622 Abs. 3 BGB, dass beide Seiten mit einer Frist von zwei Wochen kündigen können, längstens für die Dauer von sechs Monaten. Ohne diese Vereinbarung gilt von Tag eins die gesetzliche Grundkündigungsfrist von vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Monatsende.

Die Wartezeit dagegen steht im Kündigungsschutzgesetz. Der allgemeine Kündigungsschutz greift erst, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat. Diese sechs Monate laufen unabhängig davon, ob im Vertrag eine Probezeit vereinbart wurde oder nicht. Hinzu kommt die Betriebsgröße: In Kleinbetrieben mit in der Regel zehn oder weniger Arbeitnehmern (Teilzeitkräfte anteilig gerechnet) findet das Kündigungsschutzgesetz ohnehin keine Anwendung.

	Probezeit	Wartezeit nach KSchG
Grundlage	Arbeitsvertrag, § 622 Abs. 3 BGB	Gesetz, § 1 KSchG
Wirkung	Kündigungsfrist zwei Wochen	Kein allgemeiner Kündigungsschutz
Dauer	frei vereinbar, maximal sechs Monate	starr sechs Monate
Verkürzbar	ja, etwa drei Monate	nein

Praktische Folge: Wenn Sie die Probezeit im Vertrag auf drei Monate verkürzen, weil die Stelle schnell beurteilbar ist, haben Sie in Monat vier bis sechs zwar die längere Kündigungsfrist, aber immer noch keinen Kündigungsschutz der Gegenseite. Umgekehrt nützt Ihnen eine Probezeit von sechs Monaten nichts mehr, wenn die Kündigung erst am ersten Tag des siebten Monats zugeht.

Was im Vertrag stehen muss

Seit der Novelle des Nachweisgesetzes im August 2022 gehört die Dauer der Probezeit zu den Angaben, die dem Arbeitnehmer schriftlich nachzuweisen sind. In der Praxis erledigen Sie das im Arbeitsvertrag selbst, dann brauchen Sie kein zweites Dokument. Achten Sie darauf, dass der Satz unmissverständlich ist: Datum des Beginns, Dauer in Monaten, Kündigungsfrist von zwei Wochen während dieser Zeit.

Bei befristeten Arbeitsverträgen gilt eine zusätzliche Einschränkung. Die Probezeit muss im Verhältnis zur Laufzeit der Befristung stehen. Eine sechsmonatige Probezeit in einem auf acht Monate befristeten Vertrag ist nicht haltbar. Als Faustregel hat sich etwa ein Viertel der Vertragslaufzeit eingebürgert, verbindlich festgelegt ist das nicht. Bei kurzen Projektverträgen lohnt ein Blick in die Vertragsvorlage, bevor Sie sie zum fünften Mal verwenden.

Für Auszubildende gilt das Berufsbildungsgesetz und nicht § 622 BGB. Die Probezeit im Ausbildungsverhältnis beträgt mindestens einen Monat und höchstens vier Monate. Innerhalb dieser Zeit kann das Ausbildungsverhältnis von beiden Seiten ohne Einhaltung einer Frist und ohne Angabe von Gründen gekündigt werden, danach wird es für den Betrieb sehr eng. Wer im September einstellt, sollte die Entscheidung über einen Azubi also spätestens im Dezember treffen, nicht im Frühjahr.

Der Gesprächstakt, der sich bewährt hat

Eine Probezeit ohne Zwischengespräche ist eine halbjährige Wette. Drei Termine reichen, wenn sie wirklich stattfinden und nicht zwischen Tür und Angel.

Das erste Gespräch gehört in die vierte oder fünfte Woche. Es geht noch nicht um Leistung, sondern um Orientierung: Ist klar, wer wofür zuständig ist? Fehlen Zugänge, Werkzeuge, Einweisungen? Viele Probleme, die später als Leistungsmangel erscheinen, sind in Wahrheit ungelöste Organisationsfragen aus der zweiten Woche. Planen Sie 30 bis 45 Minuten.

Das zweite Gespräch liegt am Ende des zweiten Monats. Hier benennen Sie zum ersten Mal konkret, was gut läuft und was nicht. Wichtig ist die Formulierung mit Beispiel und Erwartung: nicht „Sie arbeiten zu langsam“, sondern „die Angebotserstellung dauert derzeit im Schnitt drei Tage, ab Mai erwarte ich einen Tag“. Wer an dieser Stelle schweigt, weil er Konflikte scheut, nimmt sich selbst die Grundlage für eine faire Entscheidung zwei Monate später.

Das dritte Gespräch ist das Entscheidungsgespräch und liegt in Woche 16 bis 18. Zu diesem Zeitpunkt wissen Sie, ob Sie übernehmen. Wenn ja, sagen Sie es, und zwar ausdrücklich. Eine stillschweigende Übernahme wirkt auf neue Mitarbeitende oft wie Gleichgültigkeit. Wenn nein, haben Sie noch vier bis sechs Wochen Luft für die formale Abwicklung.

Dokumentieren Sie jedes Gespräch mit einem kurzen Vermerk: Datum, Teilnehmer, drei bis fünf Stichpunkte, vereinbarte Ziele. Keine Protokolle, eine halbe Seite genügt. Zuständig ist die direkte Führungskraft, nicht die Geschäftsleitung und nicht die Lohnbuchhaltung.

Woran Sie festmachen, ob es passt

Legen Sie vor dem ersten Arbeitstag fest, woran Sie die Person messen. Drei bis vier Kriterien reichen, und sie sollten beobachtbar sein. Fachliche Ergebnisse, Zuverlässigkeit bei Terminen und Absprachen, Umgang mit Kunden oder Kollegen, Lernkurve bei neuen Aufgaben. „Passt ins Team“ ist kein Kriterium, sondern ein Bauchgefühl, das sich hinterher schlecht erklären lässt, gegenüber der Person selbst und gegenüber dem Rest der Belegschaft.

Unterscheiden Sie dabei zwischen Können und Wollen. Fehlendes Fachwissen ist in sechs Monaten meist nachholbar, wenn die Grundhaltung stimmt. Umgekehrt selten. Wenn Absprachen dreimal nicht eingehalten wurden und das Thema zweimal angesprochen war, ist die Prognose für Monat acht nicht besser als für Monat drei.

Eine Warnung an alle, die chronisch unterbesetzt sind: Die Versuchung, eine mittelmäßige Besetzung durchzuwinken, weil eine Neuausschreibung wieder Monate dauert, ist der teuerste Reflex in der Personalarbeit kleiner Betriebe. Die Kosten einer Fehlbesetzung fallen nicht im ersten Halbjahr an, sondern in den Jahren danach, über Nacharbeit, gebundene Führungszeit und Abwanderung guter Leute.

Wenn Sie sich trennen: die formalen Punkte

Eine Kündigung in der Probezeit braucht keine Begründung gegenüber der Arbeitnehmerin, und es besteht keine Pflicht, sie im Kündigungsschreiben zu nennen. Rechtsfrei ist die Lage trotzdem nicht. Diese Punkte entscheiden darüber, ob die Kündigung hält:

• Schriftform: Nach § 623 BGB ist die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses nur mit eigenhändiger Unterschrift auf Papier wirksam. E-Mail, PDF, WhatsApp und Fax sind unwirksam, auch mit Lesebestätigung.
• Zugang: Maßgeblich ist nicht das Datum auf dem Schreiben, sondern der Tag, an dem es im Machtbereich des Empfängers ankommt. Sicher ist die persönliche Übergabe mit Zeuge oder der Einwurf in den Briefkasten durch einen Boten, der den Inhalt kennt. Ein Einschreiben mit Rückschein kann den Zugang verzögern, wenn niemand zu Hause ist.
• Betriebsrat: Existiert einer, muss er vor jeder Kündigung angehört werden, auch in der Probezeit. Eine ohne Anhörung ausgesprochene Kündigung ist unwirksam. Rechnen Sie für die Anhörung bis zu einer Woche ein.
• Sonderkündigungsschutz: Der Mutterschutz gilt ab dem ersten Tag und unabhängig von der Probezeit. Gleiches gilt für Elternzeit. Beim Schutz schwerbehinderter Menschen ist die Zustimmung des Integrationsamts erst nach sechs Monaten Beschäftigungsdauer erforderlich.
• Unterschriftsberechtigung: Unterschreiben darf nur, wer dazu befugt ist. Bei Unterzeichnung durch einen Bevollmächtigten ohne Vorlage der Vollmacht kann die Kündigung zurückgewiesen werden.

Rechnen Sie rückwärts. Soll das Arbeitsverhältnis zum Ablauf der Probezeit enden, muss die Kündigung zwei Wochen vorher zugegangen sein. Soll sie überhaupt noch in die Wartezeit fallen, zählt der Zugang innerhalb der ersten sechs Monate; das Ende des Arbeitsverhältnisses darf dann durchaus ein Stück darüber hinausreichen. Setzen Sie sich am Tag der Einstellung zwei Erinnerungen in den Kalender: eine auf Woche 16 für die Entscheidung, eine auf Woche 20 als letzte Reißleine.

Diese Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung. Sobald Schwangerschaft, Schwerbehinderung, Elternzeit, ein Betriebsrat oder eine bereits angekündigte Klage im Raum stehen, sollten Sie den konkreten Fall vor dem Absenden mit einer Anwältin oder einem Anwalt für Arbeitsrecht durchsprechen. Eine Stunde Beratung ist deutlich günstiger als ein verlorener Kündigungsschutzprozess mit Annahmeverzugslohn.

Der Zweifelsfall: weder ja noch nein

Manchmal ist die Lage nach fünf Monaten ehrlich unklar. Die Person hat sich spürbar entwickelt, ist aber noch nicht dort, wo sie sein müsste. Eine Verlängerung der Probezeit über sechs Monate hinaus ist nicht möglich, die Zweiwochenfrist ist gesetzlich gedeckelt, und der Kündigungsschutz beginnt unabhängig davon.

Meine Empfehlung für den Normalfall: Entscheiden Sie sich dafür oder dagegen, und zwar im fünften Monat. Wer unsicher ist, aber grundsätzlich an die Person glaubt, übernimmt und vereinbart stattdessen eine schriftliche Zielvereinbarung mit drei konkreten Punkten und einem Überprüfungstermin nach drei Monaten. Das schafft Klarheit für beide Seiten, ohne juristisch zu tricksen.

Gegen die Übernahme entscheiden Sie dann, wenn Sie den Satz „ich würde diese Person heute wieder einstellen“ nicht mit Ja beantworten können. Das ist die härteste und zugleich zuverlässigste Prüffrage.

Die nächsten drei Schritte

1. Vertragsvorlage prüfen: Steht die Probezeit samt Dauer und Zweiwochenfrist klar drin? Passt die Probezeitlänge bei befristeten Verträgen zur Laufzeit? Aufwand etwa eine Stunde, zuständig ist die Geschäftsleitung oder die Personalstelle.
2. Termine beim Einstellen setzen: Am Tag der Vertragsunterschrift vier Kalendereinträge anlegen: Gespräch in Woche 4, Woche 8, Woche 16 und die Reißleine in Woche 20. Dauer fünf Minuten, zuständig ist die Führungskraft der Stelle.
3. Beurteilungskriterien aufschreiben: Drei bis vier beobachtbare Kriterien für die konkrete Stelle, eine halbe Seite, vor dem ersten Arbeitstag. Diese Seite dient in allen drei Gesprächen als Grundlage und spart jedes Mal die Diskussion darüber, worüber eigentlich gesprochen wird.