Seit dem 2. Februar 2025 gilt der EU AI Act in weiten Teilen verbindlich. Artikel 4 der Verordnung schreibt unmissverständlich vor, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen sicherstellen müssen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Das klingt bürokratisch, hat aber handfeste Konsequenzen: Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 35 Millionen Euro oder sieben Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Für mittelständische Unternehmen kann das existenzbedrohend sein.
Was der EU AI Act konkret von Unternehmen verlangt
Der Begriff „AI Literacy“ aus Artikel 4 wird in der deutschen Rechtssprache als KI-Kompetenz übersetzt. Gemeint ist das Wissen, das Beschäftigte brauchen, um KI-Systeme sicher, verantwortungsvoll und zweckentsprechend einzusetzen. Dazu zählen technisches Grundverständnis, Kenntnisse über Risiken und Grenzen von KI sowie Bewusstsein für ethische und rechtliche Rahmenbedingungen.
Entscheidend ist dabei das Wort „nachweisbar“. Eine mündliche Einweisung am Schreibtisch oder ein internes Rundschreiben genügt nicht. Unternehmen müssen dokumentieren können, wer wann welche Schulung absolviert hat. In der Praxis bedeutet das: strukturierte Weiterbildungsprogramme mit messbaren Ergebnissen und Zertifikaten, die im Falle einer Prüfung durch Aufsichtsbehörden vorgelegt werden können.
Welche Mitarbeitenden geschult werden müssen
Ein verbreiteter Irrtum ist, dass sich die Schulungspflicht nur auf IT-Abteilungen oder KI-Entwickler bezieht. Tatsächlich richtet sie sich an alle Personen, die im Betrieb mit KI-Systemen arbeiten oder Entscheidungen auf Basis von KI-Outputs treffen. Das betrifft in vielen Unternehmen deutlich mehr Menschen als erwartet:
- Führungskräfte, die KI-gestützte Analysen in strategische Entscheidungen einbeziehen
- HR-Mitarbeitende, die KI-Tools im Recruiting einsetzen
- Vertrieb und Marketing, die mit KI-generierten Texten oder Prognosemodellen arbeiten
- Kundenservice-Teams, die mit Chatbots oder automatisierten Klassifizierungssystemen interagieren
- Compliance- und Rechtsabteilungen, die KI-Risiken bewerten müssen
Eine Unternehmensberatung mit 80 Mitarbeitenden, die intern ChatGPT-basierte Tools für Analyse und Reporting nutzt, fällt genauso unter die Pflicht wie ein Industriebetrieb mit 500 Beschäftigten, der KI-gestützte Qualitätskontrolle betreibt. Größe und Branche sind irrelevant, sobald KI-Systeme im Einsatz sind.
Zertifizierte Schulungsformate im Vergleich
Der Markt für KI-Schulungen ist in den letzten 18 Monaten erheblich gewachsen, was die Auswahl erschwert. Nicht jeder Anbieter liefert Inhalte, die dem Anforderungsniveau des EU AI Act entsprechen. Seriöse Programme orientieren sich an den vier Kompetenzebenen, die die EU-Kommission in ihren Leitlinien skizziert hat: Bewusstsein, Grundkenntnisse, praktische Anwendung und kritische Bewertung.
Provimedia bietet ein Schulungsprogramm an, das auf diese Anforderungen zugeschnitten ist und mit einem anerkannten Zertifikat abschließt, das Unternehmen direkt als Nachweis gegenüber Behörden verwenden können.
Beim Vergleich von Schulungsformaten lohnt es sich, folgende Kriterien zu gewichten:
| Kriterium | Online-Kurs (asynchron) | Präsenz-Workshop | Blended Learning |
|---|---|---|---|
| Flexibilität | Hoch | Niedrig | Mittel |
| Zertifikat möglich | Ja | Ja | Ja |
| Praxistransfer | Gering | Hoch | Hoch |
| Kosten pro Person | 50 bis 300 Euro | 400 bis 1.200 Euro | 200 bis 600 Euro |
Für die meisten mittelständischen Betriebe erweist sich ein Blended-Learning-Ansatz als pragmatisch: Theoretische Grundlagen werden online vermittelt, der Praxistransfer erfolgt in moderierten Gruppen-Sessions. So lässt sich der Zeitaufwand auf fünf bis acht Stunden pro Person begrenzen, ohne auf Tiefe zu verzichten.
Schulungsnachweis richtig dokumentieren
Das Zertifikat allein reicht nicht aus. Unternehmen sollten ein internes Schulungsregister führen, das mindestens folgende Informationen enthält: Name des Mitarbeitenden, Schulungsinhalt, Anbieter, Datum des Abschlusses und Zertifikatsnummer. Empfehlenswert ist außerdem eine Verknüpfung mit dem jeweiligen KI-System, für das die Kompetenz nachgewiesen wurde.
Für Betriebe mit Betriebsrat gilt: Die Einführung von Schulungsprogrammen ist mitbestimmungspflichtig nach Paragraf 97 BetrVG, wenn es sich um berufsbildende Maßnahmen handelt. Das sollte frühzeitig in die Planung einbezogen werden, um Verzögerungen zu vermeiden. Erfahrungsgemäß stimmen Betriebsräte solchen Maßnahmen zu, da sie klar im Interesse der Belegschaft liegen.
KI-Kompetenz als strategischer Vorteil
Wer die Schulungspflicht nur als regulatorische Last betrachtet, verschenkt Potenzial. Unternehmen, in denen Mitarbeitende fundiert mit KI umgehen können, erzielen messbare Produktivitätsgewinne. Eine Studie des Bitkom aus dem Jahr 2024 zeigt, dass Betriebe mit strukturierten KI-Weiterbildungsprogrammen ihre Automatisierungsquote im Durchschnitt um 23 Prozent schneller steigern als Unternehmen ohne solche Programme.
Hinzu kommt ein Reputationsaspekt, der besonders im B2B-Bereich an Gewicht gewinnt. Großunternehmen fordern von Lieferanten und Dienstleistern zunehmend Nachweise über den rechtskonformen KI-Einsatz, bevor Verträge abgeschlossen werden. Ein Zertifikat für KI-Kompetenz wird damit zu einem handfesten Wettbewerbsmerkmal.
Jetzt handeln statt abwarten
Die Aufsichtsbehörden der EU-Mitgliedstaaten bauen ihre Kapazitäten zur Durchsetzung des AI Act derzeit systematisch auf. Deutschland hat die Bundesnetzagentur als zuständige Marktüberwachungsbehörde benannt. Erste Prüfverfahren werden für das zweite Halbjahr 2025 erwartet. Unternehmen, die bis dahin nachvollziehbare Schulungsnachweise vorweisen können, stehen erheblich besser da als solche, die erst auf eine Anfrage reagieren.
Der pragmatische Schritt ist überschaubar: einen Schulungsanbieter auswählen, der dem EU-AI-Act-Rahmen entspricht, die betroffenen Mitarbeitenden identifizieren, den Rollout planen und die Dokumentation von Anfang an sauber aufsetzen. Wer das strukturiert angeht, schließt diesen Prozess für einen mittelgroßen Betrieb in vier bis sechs Wochen ab. Die Alternative ist, zu warten, bis ein Bußgeldbescheid diesen Zeitplan erzwingt.
