Die Empfangspflicht gilt bereits. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, eine E-Rechnung von einem inländischen Geschäftspartner entgegenzunehmen, ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Betriebsgröße. Beim Versand haben kleine Betriebe dagegen noch Luft: Wer 2026 höchstens 800.000 Euro Umsatz gemacht hat, darf im Jahr 2027 weiterhin Papier oder PDF verschicken. Ab dem 1. Januar 2028 ist damit für alle Schluss.
Wer bis heute nichts umgestellt hat, ist damit nicht automatisch im Verzug. Aber die Zeit, in der man das Thema aussitzen konnte, ist vorbei.
Was rechtlich als E-Rechnung gilt
Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich maschinell auswerten lässt. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Alles andere, also Papier, ein eingescanntes Blatt oder ein PDF per E-Mail, ist seit 2025 eine sonstige Rechnung. Der Begriff klingt harmlos, entscheidet aber darüber, ob Sie ab 2028 noch abrechnen dürfen.
Praktisch relevant sind zwei Formate. XRechnung ist eine reine XML-Datei, die für Menschen ohne Anzeigeprogramm kaum lesbar ist und vor allem im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet ist. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF-Datei, in die der strukturierte Datensatz eingebettet ist. Man sieht eine ganz normale Rechnung und die Software liest trotzdem die Daten aus. Für kleine Betriebe ist ZUGFeRD in aller Regel die angenehmere Wahl, weil Ihre Kunden weiterhin etwas Lesbares bekommen.
Wichtig bei ZUGFeRD: Nicht jedes Profil genügt. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten zu wenige Pflichtangaben und erfüllen die Norm nicht. Ihre Software muss mindestens das Profil EN 16931 (früher „Comfort“) erzeugen, und die Version sollte 2.0.1 oder neuer sein. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter genau danach, diese eine Rückfrage erspart später viel Ärger.
Wer betroffen ist und wer nicht
Die Pflicht greift bei Umsätzen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden bleiben außen vor, ein Friseursalon oder ein Restaurant mit reinem Endkundengeschäft muss beim Ausgang nichts ändern. Wer allerdings auch nur gelegentlich an Firmenkunden fakturiert, etwa den Catering-Auftrag für ein Büro, fällt für diese Rechnungen unter die Regel.
Ausgenommen bleiben außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise. Der Handwerker, der eine Kleinreparatur über 180 Euro abrechnet, darf das weiterhin auf Papier tun. Auch bestimmte steuerfreie Leistungen, etwa Vermietung ohne Umsatzsteueroption oder viele Heilbehandlungen, sind nicht erfasst.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Diese Klarstellung kam mit dem Jahressteuergesetz 2024 und nimmt vielen Solo-Selbstständigen den Druck. Empfangen müssen aber auch sie können. Wer als Kleinunternehmer Ware von einem Großhändler bezieht, bekommt die Rechnung künftig als XML oder ZUGFeRD und muss damit umgehen.
Die Fristen im Überblick
| Zeitraum | Was Sie versenden dürfen | Bedingung |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | E-Rechnung, Papier oder PDF | PDF nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027 | E-Rechnung, Papier oder PDF | nur bei Vorjahresumsatz 2026 bis 800.000 Euro |
| ab 2028 | nur noch E-Rechnung | keine Ausnahme nach Umsatzgröße |
Zwei Dinge werden dabei oft verwechselt. Erstens: Für den Empfang gibt es keine dieser Übergangsfristen, er ist seit Anfang 2025 Pflicht. Zweitens: Für den Versand einer echten E-Rechnung brauchen Sie keine Zustimmung des Empfängers mehr. Zustimmung braucht nur noch, wer weiterhin PDFs verschicken will. Das dreht die alte Logik um.
Wer über EDI-Verfahren abrechnet, meist Zulieferer in der Industrie, hat gesonderte Übergangsregelungen bis Ende 2027. Klären Sie das mit dem Abnehmer, nicht auf eigene Faust.
Empfang: das Minimum kostet nichts
Es kursiert die Vorstellung, man brauche ein Portal, eine Schnittstelle oder einen Dienstleister. Das stimmt nicht. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg aus. Sie müssen die Datei entgegennehmen, lesbar machen und aufbewahren können, mehr verlangt das Gesetz nicht.
Richten Sie trotzdem ein eigenes Postfach ein, etwa rechnung@ihrefirma.de, und teilen Sie die Adresse Ihren Lieferanten mit. Der Grund ist banal und teuer: Landet eine XML-Datei im allgemeinen info-Postfach, hält sie erfahrungsgemäß jemand für einen kaputten Anhang und löscht sie. Die Rechnung gilt damit trotzdem als zugegangen, Zahlungsziele laufen, Mahnungen kommen, und der Vorsteuerabzug hängt an einer Datei, die niemand mehr findet.
Zum Lesen der XML-Dateien gibt es kostenlose Viewer, unter anderem von öffentlichen Stellen und von Softwareherstellern. Für den Anfang genügt das. Der eigentliche Nutzen entsteht erst, wenn die Daten direkt in die Buchhaltung laufen, ohne Abtippen. Wer bereits eine gängige Cloud-Buchhaltung nutzt, hat diese Funktion meist im bestehenden Tarif und muss sie nur aktivieren.
Versand: was Sie tatsächlich anschaffen müssen
Arbeiten Sie heute mit Word-Vorlagen oder einer Excel-Tabelle, führt kein Weg an einem Fakturaprogramm vorbei. Das ist die unbequeme Nachricht für viele Ein- und Zweipersonenbetriebe. Die gute: Cloud-Lösungen für Rechnungsschreibung liegen preislich im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat, und die Einrichtung, also Stammdaten, Nummernkreis, Steuersätze, Logo, ist an einem halben Tag erledigt.
Meine Empfehlung für den Normalfall eines Betriebs unter zehn Beschäftigten: Nehmen Sie die Rechnungsfunktion des Programms, mit dem auch Ihre Steuerkanzlei arbeitet, und stellen Sie auf ZUGFeRD um. Damit sparen Sie sich Datenübergaben per Sammelordner, und Ihre Kunden können die Rechnung weiterhin einfach ansehen. Eine separate E-Rechnungs-Plattform lohnt erst, wenn Sie regelmäßig an öffentliche Auftraggeber liefern oder monatlich dreistellige Rechnungszahlen haben.
Ein Detail, das im Handwerk und bei Dienstleistern regelmäßig hakt: Der strukturierte Datensatz hat begrenzten Platz für Freitext. Lange Leistungsbeschreibungen, Aufmaße oder Stundenzettel gehören als Anlage dazu. ZUGFeRD löst das elegant, weil das PDF beliebige Zusatzseiten enthalten kann. Bei reiner XRechnung müssen Anhänge technisch eingebettet werden, das sollte Ihre Software beherrschen.
Für Dauerschuldverhältnisse wie Miet- oder Wartungsverträge hat die Finanzverwaltung eine Erleichterung vorgesehen: Es genügt, einmalig eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum auszustellen, solange sich die Angaben nicht ändern. Ob das auf Ihre Verträge zutrifft, besprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung, dieser Text ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
Archivierung: hier entsteht das eigentliche Risiko
Aufzubewahren ist die E-Rechnung in dem Format, in dem sie eingegangen ist, also der strukturierte Datensatz selbst. Ein Ausdruck genügt nicht. Ein aus dem XML erzeugtes Ansichts-PDF genügt ebenfalls nicht, wenn die Originaldatei fehlt. Wer nur druckt und ablegt, hat formal keinen ordnungsgemäßen Beleg mehr, und das kann bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug kosten.
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. In Einzelfällen können längere Fristen gelten, etwa bei laufenden Prüfungen. Über acht Jahre hinweg muss die Datei unverändert, jederzeit lesbar und auffindbar bleiben. Ein Ordner auf dem Bürorechner erfüllt das nicht zuverlässig, ein revisionssicheres Dokumentenmanagement oder das Archiv innerhalb Ihrer Buchhaltungssoftware schon.
Wenn Sie ohnehin gerade umstellen, klären Sie in einem Termin mit der Kanzlei drei Punkte: wo die Originaldateien liegen, wer Zugriff hat und wie sie bei einem Softwarewechsel exportiert werden. Der dritte Punkt wird fast immer vergessen und ist der teuerste.
Woran es in der Praxis scheitert
- Niemand ist zuständig. In kleinen Betrieben landet die Umstellung beim Inhaber, der keine Zeit hat. Benennen Sie eine Person, auch wenn es die Bürokraft in Teilzeit ist, und geben Sie ihr einen Termin.
- Falsches ZUGFeRD-Profil. Die Software erzeugt brav eine hybride Datei, aber im Profil MINIMUM. Der Kunde lehnt ab, die Zahlung verzögert sich um Wochen.
- Stammdaten sind unvollständig. E-Rechnungen sind strenger als Papier: Fehlt die Steuernummer, die vollständige Anschrift oder eine korrekte Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern, wird die Datei technisch zurückgewiesen.
- Das PDF wird weiter verschickt, ohne Zustimmung. Bis Ende 2026 zulässig, aber nur, wenn der Empfänger einverstanden ist. Holen Sie das schriftlich ein oder stellen Sie gleich um.
- Eingangsrechnungen werden doppelt erfasst. ZUGFeRD-Dateien werden manchmal einmal als PDF gescannt und einmal aus dem XML importiert. Legen Sie fest, welcher Weg gilt.
Auf EU-Ebene ist zusätzlich ein digitales Meldesystem für grenzüberschreitende Umsätze beschlossen, das gegen Ende des Jahrzehnts greifen soll. Wer jetzt auf strukturierte Rechnungsdaten umstellt, arbeitet darauf ohnehin zu und muss später nicht noch einmal ran.
Die nächsten drei Schritte
- Diese Woche: Empfangsadresse festlegen und an die zehn wichtigsten Lieferanten kommunizieren. Kostenlosen XML-Viewer installieren, damit niemand mehr vor einer unlesbaren Datei sitzt.
- In den nächsten vier Wochen: Ihren Softwareanbieter schriftlich fragen, welches Format und welches Profil das Programm erzeugt und ab wann. Parallel mit der Steuerkanzlei klären, wie die Belege künftig übergeben und archiviert werden.
- Vor dem nächsten Jahreswechsel: Eine Testrechnung im Zielformat an einen kooperativen Stammkunden schicken und prüfen lassen, ob sie in dessen System sauber ankommt. Erst danach den Nummernkreis und die Vorlagen für alle Kunden umstellen.
